Erfolgreiches Messe Marketing – Die Durchführung der Messe

Die richtige Messe wurde ausgewählt, die Planung des Messestands abgeschlossen und der Stand aus Messesystemen und Werbedisplays erfolgreich aufgebaut. Also können wir im dritten und vorletzten Teil unserer Serie "Erfolgreiches Messe Marketing" den eigentlichen Messebesuch in Angriff nehmen und uns mit der effektiven Durchführung der Messe beschäftigen.

Eine erfolgreiche Messedurchführung setzt eine gute Standbetreuung, eine einheitliche Führung und Erfassung von Gesprächen sowie regelmäßige Besprechungen voraus. Wenn diese Punkte während der Durchführung der Messe beachtet werden, steht einer vernünftigen Nachbereitung und somit auch einem Messeerfolg nichts mehr im Weg.

Die Messedurchführung – Die Messe für sich nutzen

Vor der offiziellen Eröffnung der Messe sollte noch die Abnahme des Messestands erfolgen. Dazu überprüft der Messeleiter den gesamten Stand und das nach Möglichkeit aus der Sicht eines Besuchers. Dadurch wird gewährleistet, dass Standtechnik und ausgestellte Produkte ordnungsgemäß funktionieren, der Stand vollständig ist und auch genau so wahrgenommen wird, wie es in der Vorbereitung geplant wurde. Wenn alles als einwandfrei eingestuft wurde und die letzte Einweisung des Personals erfolgt ist, können Sie die Messebesucher endlich auf Ihren Stand loslassen. 

Die Standbetreuung – Um über die gesamte Messe hinweg einen guten Eindruck zu hinterlassen, sollte der Stand stets in einem ordentlichen Zustand sein. Das setzt eine regelmäßige Instandhaltung voraus. Mindestens einmal täglich sollte der Stand einer kompletten Reinigung unterzogen werden, am besten durch externes Fachpersonal. Dadurch wird eine grundlegende Sauberkeit gewährleistet. Zusätzlich sollte das Standpersonal mehrmals am Tag selbst für Ordnung sorgen. Dabei sind einerseits die Ausstellungsobjekte zu prüfen und bei Bedarf zu ersetzen und anderseits Kleinigkeiten, wie herumliegende Kataloge oder Flyer, zu beseitigen. Sollte am Stand Essen angeboten werden, ist natürlich ein besonderes Maß an Hygiene zu beachten. Sie sollten also Sauberkeit und Ordnung unbedingt als Selbstverständlichkeit ansehen, damit bei den Besuchern keine negative Verbindung zwischen Stand und Produkten oder Unternehmen entsteht. 

Auch wenn die Messegelände in der Regel durch den Messeveranstalter bewacht werden, sollten Sie sich gerade bei der Präsentation hochwertiger Ausstellungstücke nach einer eigenen Bewachung umsehen. Den Messetag über sollten wertvolle Produkte auch durch geeignete Maßnahmen ausreichend gesichert werden. Dadurch bleiben Sie von unangenehmen Überraschungen verschont und der Stand bleibt bis zum Ende der Messe vollständig. 

Messe Durchführung - Die Messekontakte 

Die Gesprächsführung – Bevor Ihr Standpersonal Besucher anspricht, sollte diesen Zeit zum Umsehen gelassen werden. Dadurch können sich die Messebesucher zum einen Überblick über die Produkte verschaffen und zum anderen kann Ihr Personal den perfekten Moment für ein Gespräch abpassen. Wenn sich ein Besucher nämlich länger mit einem Ausstellungsobjekt beschäftigt, kann auf ein Interesse geschlossen werden. Genau dort setzt der Standmitarbeiter dann an und beginnt das Gespräch mit der eigenen Vorstellung und der anschließenden Erläuterung des Produktes. Das weitere Gespräch sollte durch unaufdringliches Fragen und vor allem Zuhören fortgeführt werden. Dadurch können meist wertvolle Informationen über den Kunden selbst gewonnen und Motive oder Anforderungen identifiziert werden. Daraufhin können Sie die Vorteile der Produkte und Beispiele zur Anwendung präzise erläutern. 

Sollte das Gespräch ins Negative abdriften, können alternative Lösungen oder Kompromisse vorgeschlagen werden. Ihr Standpersonal sollte auch auf die Körpersprache des Gegenübers achten und stets sensibel und besonnen reagieren. Am Ende des Gesprächs wird das weitere Vorgehen besprochen. Zum Beispiel können Gesprächstermine oder die Zusendung von Angeboten ausgemacht werden. Gezielte Produktinformation in Form von Broschüren und Give-Aways dürfen gern zum Gesprächsabschluss mitgegeben werden und halten Sie längerfristig in Erinnerung. 

Die Erfassung der Messekontakte – Direkt nach der Beendigung eines Gesprächs sollten die beteiligten Mitarbeiter vorbereitete Formulare zur Erfassung der Kontakte ausfüllen. Notizen, wie Wünsche, Anregungen oder Angaben zum weiteren Vorgehen, werden in den Formularen zusammen mit den Kontaktdaten der Besucher erfasst. Der Vorteil der Formulare ist, dass diese schon vor der Messe erstellt und von den Mitarbeitern getestet werden können. Das Ausfüllen während der Messe geht dann deutlich schneller und am Ende erhalten Sie einheitliche und vergleichbare Dokumente. Auf Grundlage dieser können Sie im Nachgang der Messe die Nachbereitung erfolgreich durchführen und Kundenanfragen leicht bearbeiten. Neben den Formularen zur Erfassung der Messekontakte sollten auch kleinere Statistiken am Messestand geführt werden. Damit können Besucherzahlen oder kleinere Anfragen ohne die Aufnahme der Kontaktdaten grob erfasst werden und der Messeerfolg wird messbarer.  

Messe Durchführung - Der Abschluss 

Das vorläufige Messe-Fazit – Um ein Zwischenfazit zu erhalten und bei Bedarf notwendige Optimierungen durchführen zu können, sollte täglich ein Meeting mit dem Standleiter sowie dem gesamten Standpersonal abgehalten werden. In diesem können die täglichen Erfolge, Misserfolge oder Herausforderungen besprochen werden. Im Idealfall wird durch Verbesserungen für ein noch positiveres Messeerlebnis der Standbesucher gesorgt. Alle Ergebnisse sollten schriftlich in einem Bericht festgehalten werden, damit die anschließende Erfolgskontrolle auf fundierten Erkenntnissen erfolgen kann. Das Team-Meeting am Ende jeden Messetages darf auch gern für Lob und Anerkennung der eigenen Mitarbeiter genutzt werden. Die Motivation des Messeteams wird damit hoch gehalten und die Mitarbeiter erhöhen ihr Engagement von selbst. 

Der Abschluss – Auch wenn am Ende einer anstrengenden Messe jeder schnell nach Hause möchte, sollte der Abbau der Messesysteme und Werbedisplays organisiert von statten gehen. Warten Sie mit dem Abbau des Stands also bis die Messe offiziell beendet wurde. Zum einen macht ein halbabgebauter Stand keinen guten Eindruck auf die letzten Besucher und zum anderen sehen die Veranstalter ein derartiges Verhalten sehr ungern und ein Ausschluss von den nächsten Messen muss nicht unbedingt provoziert werden. Wenn der Abbau des Messestands genauso gut geplant wurde wie die eigentliche Messe, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern schonen auch Ihre Nerven, indem Sie Stress vermeiden. So kommen Sie, Ihr Team, Ihre Ausstellungsstücke und der Messestand wieder wohlbehalten zu Hause an. 

Die Durchführung der Messe ist geschafft, doch jetzt beginnt erst die gewinnbringende Arbeit. Erfahren Sie im nächsten Teil unser Serie "Erfolgreiches Messe Marketing", wie Sie die Nachbereitung strukturiert angehen und den Erfolg des Messebesuchs messbar machen.

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