Erfolgreiches Messe Marketing – Die Nachbereitung

Die Messe ist vorbei – Jetzt geht die eigentliche Arbeit erst los. Nachdem Sie die richtige Messe für Ihr Unternehmen auswählten, durch Ihre detailgenaue Planung Ihren Messestand perfekt vorbereiteten und sich zudem erfolgreich auf der Messe präsentieren konnten, kommt jetzt der wichtigste Teil: Nutzen Sie den erhaltenen Schwung der Messe und neue Kontakte für sich!

Erfahren Sie im vierten und letzten Teil unserer Serie „Erfolgreiches Messe Marketing“, wie Sie die Potenziale Ihres Messestandes für sich nutzen und zukünftig neue Aufträge, mehr Kunden und eine noch bessere Messepräsentation bekommen.

Nachdem Kunden an Ihren Stand herantraten, erwarten die meisten, dass Sie sich nach der Messe kurzfristig bei diesen melden. Diese Erwartungshaltung wird jedoch nur unzureichend erfüllt. Der Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e. V. (AUMA) stellte fest, dass 2015 nur 60 % der Besucher von Messen, die von Ausstellern nach der Messe etwas hörten, zufrieden mit der Kontaktaufnahme waren. Somit gibt es hier viel Potenzial für die mögliche Gewinnung von Kunden.

Messenachbereitung Schritt für Schritt

Die Nachbereitung einer Messe ist das A und O für Ihr Unternehmen. Es gilt nun, die richtigen Schlüsse aus dem Messeauftritt mitzunehmen und in handfeste Taten umzusetzen. Wir von Displaystars haben Ihnen hier eine kurze Übersicht zur Verfügung gestellt, damit Sie Ihre Messenachbereitung optimal durchführen können.

Vergeuden Sie keine Zeit

Im Idealfall gehen Sie aus der Messe mit einem positiven Ergebnis heraus: Sie haben Ihr Unternehmen in einem guten Licht dargestellt, Ihr Standpersonal hat mit zahlreichen Interessenten und Kunden gesprochen und Sie haben eine Menge Visitenkarten und Formulare mit Informationen über die Interessenten, sogenannte Leadbögen. Jetzt müssen Sie schnell und strukturiert vorgehen, damit Sie die potenziellen Kunden in handfeste Aufträge verwandeln. In der Regel gilt: Spätestens nach zwei Wochen sollten alle Leadbögen bearbeitet, Infomaterial und Angebote an den Kunden geschickt und Folgetermine vereinbart sein. 

Sichten Sie Leadbögen und Visitenkarten

Durch eine Sichtung der Leadbögen bekommen Sie einen guten Überblick darüber, welche Geschäftsmöglichkeiten sich für Ihr Unternehmen durch die Messe auftaten. Dies kann alles sein: Von einem Kundentermin für ein erstes Kennenlernen, über eine Produktdemo für einen potenziellen Käufer bis hin zu einem konkreten Angebot. Werden konkrete Informationen auf den Leadbögen festgehalten, wissen beide Seiten (Sie als Unternehmer auf der einen, der Kunde auf der anderen Seite) was als nächstes passiert: Der Kunde wünscht Kontakt und Sie sorgen im Anschluss der Messe für diesen. Hinter Visitenkarten verbergen sich zwar ebenfalls interessierte Kunden, wenn auch mit weniger Potenzial als bei Leadbögen. 

Unser Tipp: Nutzen Sie digitale Leadbögen auf Tablets. So können Sie diese (unter anderem im Back-Office) viel schneller auswerten und bearbeiten. Zudem lassen sich mit Tablets auch Visitenkarten scannen. 

Priorisieren Sie Ihre Leads

Sie sollten Ihre Leads, also in den Leadbögen aufgenommene Kunden, in verschiedene Kategorien priorisieren. Nützliche Kriterien sind hierfür die Größe der Firmen und auf welchen Märkten diese vertreten sind. Zudem haben Kunden, die ein konkretes Angebot an Sie herantrugen, eine hohe Priorität: Diese sollten Sie zügig zufrieden stellen, damit hieraus eine längerfristige Partnerschaft entstehen kann.

Melden Sie sich beim Kunden

Zeigen Sie den Interessenten Ihres Messestandes, dass Sie sich freuen, dass diese an Ihrem Stand waren. Das Verschicken von detaillierten Angeboten braucht seine Zeit, keine Frage. Es ist auch wichtig, dass Sie sich diese nehmen und dem Kunden ein professionelles Angebot machen; aber nichts ist schlimmer, als dass Sie sich überhaupt nicht bei ihm melden. Hierfür reicht schon eine kurze Dankes-E-Mail. Achten Sie jedoch auf einen persönlichen und konkreten Ton – unpersönliche Massenmails sind nicht gern gesehen. Zudem sollten die Dankesschreiben auf den jeweiligen Besuchertyp abgestimmt sein, zum Beispiel Kunde, Interessent oder Pressevertreter. 

Melden Sie sich unbedingt bei Kunden, denen Sie eine Rückmeldung zusicherten. Das schlimmste wäre es, wenn Sie dessen Erwartungshaltung nicht erfüllen und sich nicht melden. Dies führt zu einem Imageschaden für Ihr Unternehmen, da nicht nur der Interessent enttäuscht von Ihnen sein wird, sondern auch dessen schlechte Erfahrungen weitergibt. Zudem sinkt Ihre Glaubwürdigkeit nach außen. 

Kontaktieren Sie darüber hinaus auch Kunden, die Sie an Ihrem Messestand erwarteten, aber nicht antrafen. Zeigen Sie Interesse und fragen Sie nach, warum diese nicht da waren. Falls diese da waren, Ihr Standpersonal jedoch zu beschäftigt war, gilt es hier zu optimieren. Dies ist jedoch nicht so tragisch, falls Ihre Standbetreuer mit der Gewinnung von Neukunden beschäftigt waren.

Potenziale Ihres Messe-Marketings herausfinden

Es gibt oft einige Punkte, die bei der Durchführung von Messeständen verbessert werden können. Hier einige Stolpersteine:

• Falls Sie viele Visitenkarten bekommen, lohnt es sich das Lead-Management zu vertiefen: Briefen Sie das Standpersonal, dass statt Visitenkarten Leadbögen ausgefüllt werden.

• Optimieren Sie das Zeitmanagement des Standpersonals, damit sowohl Interessenten als auch Altkunden betreut werden können.

• Gab es Überraschungen, die Sie vorher nicht einplanten und zukünftig beachten müssen?

• Tauschen Sie sich zudem mit Ihrem Messestandpersonal aus. Verbessern Sie Abläufe, die aus Ihrer bisherigen Erfahrung nicht ganz so optimal liefen. Reflektieren Sie über die Vorbereitungszeit, was gut und was nicht gut lief und welche Standbesucher das größte Potenzial hatten und höchstwahrscheinlich haben werden. Geben auch Sie dem Standpersonal Feedback, was diese gut gemacht haben und woran noch gearbeitet werden kann. Mitarbeitermotivation ist auf Messen besonders wichtig, da diese Ihr Unternehmen repräsentieren. 

• Klären Sie hier, ob der Messestand die vorher festgelegten Erwartungen erfüllte und wie der Stand an sich das Unternehmen widerspiegelte. Hat darüber hinaus der Messestand seine notwendigen Funktionen erfüllt und die erhoffte Wirkung erzielt oder gibt es hier Verbesserungsvorschläge? 

• Hier sollten Sie auch darüber sprechen, ob und welche der vorher festgelegten Messeziele erreicht und in welchem Ausmaß diese erfüllt wurden. Erarbeiten Sie in diesem Abschnitt genaue Handlungsanweisungen, die beim nächsten Messebesuch umgesetzt werden sollen. In diesen Teambesprechungen hilft es, Protokolle zu führen. Somit ist klar dokumentiert, wie der Zustand war und was für Maßnahmen unternommen werden sollen. 

• In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich, ein Team von Mitarbeitern aufzubauen, die sich jedes Jahr mit der Koordination und Durchführung von Messebesuchen befassen. Somit wächst der Erfahrungsschatz der Firma und es entsteht ein eingespieltes und erfahrenes Team. Dieses kennt sich zudem in den firmeninternen Abläufen aus und kann Vertrieb und Marketing besser für den Messebesuch koordinieren. 

• Nutzen Sie zudem das Kundenfeedback für sich – nirgendwo finden Sie einen direkteren Draht zum Kunden und dessen Meinung als auf einer Messe. Werten Sie dessen Meinung über Ihr Unternehmen und Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen aus und, falls notwendig, passen Sie Ihr Unternehmen an die Kritik des Kunden an. Nur so garantieren Sie, dass Sie sich optimal an die Wünsche Ihrer Kunden anpassen können.  

Unser Tipp: Nutzen Sie ein Back-Office für Ihren Messestand. Dieses bringt Ihnen enorme zeitliche Vorteile ein. Im Back-Office können diverse Aufgaben parallel zum laufenden Messebetrieb erledigt werden. So können hier Dankesschreiben und Mustervorlagen vorbereitet und zeitnah abgeschickt werden und die Leadbogenauswertung und -bearbeitung stattfinden. Darüber hinaus können in einem Back-Office schnell Anpassungen an den Leadbögen stattfinden, falls Sie noch zusätzliche Informationen benötigen. Hier können Telefonanrufe getätigt und angenommen werden. In Ihrem Back-Office haben Sie die Möglichkeit Statistiken zu erfassen, zum Beispiel an welchen Tagen und welchen Uhrzeiten wie viele Besucher an Ihrem Stand waren. So können Sie in Zukunft Stoßzeiten besser antizipieren und Ihr Standpersonal entsprechend anpassen.

Ihr Messebesuch in Zahlen

Wenn Sie sehen möchten, wie nützlich der Messebesuch für Sie war, sollten Sie eine Erfolgskontrolle durchführen. Diese Erfolgskontrolle richtet sich nach den von Ihnen vorher definierten Messezielen. Benutzen Sie hierbei den MesseNutzenCheck der AUMA. Orientieren Sie sich dabei an den erhobenen Zahlen des Messeveranstalters. Für Sie sind einige Faktoren wichtig: 

Messekontakte: 

• Anzahl aktiver Kontakte: Wie viele Besucher haben mit Ihrem Unternehmen Kontakt aufgenommen? Dies wird über die Gesprächsdokumentationen festgestellt.

• Anzahl passiver Kontakte: Wie viele Besucher nehmen zwar die Unternehmenskommunikation wahr, aber nehmen darüber hinaus keinen Kontakt auf? Dies wird über die Besucherzählungen ermittelt.

• Wie groß war die Anzahl der Besucher bzw. Kontakte im Verhältnis zu den Standmitarbeitern? Ein guter Schnitt wäre hier 1-2 Kontakte pro Stunde.

Besuchermarketing im Vorfeld der Messe:

• Wirkung des Besuchermarketings: Wie hoch war die Antwortquote auf Messeeinladungen? Wie viele Terminvereinbarungen gibt es? Wie hoch ist die Konvergenzrate und wie ist die Anzahl der Besucher hinsichtlich ihrer Zielgruppen?

Kosten:

• Blieben Sie Ihrem Budget treu? Wie hoch sind die Kosten pro Gespräch bzw. Gesprächsgruppe? Wie hoch sind die Kosten der Kommunikationszeit auf der Messe? Wie ist die Aufteilung des Messebudgets und wie verhält es sich mit den Gesamtkosten der Messe im Gegensatz zu dem Umsatz, der auf der Messe generiert wurde?

Generierte Aufmerksamkeit:

• Auf der Messe: Wie hoch ist die Besucherzufriedenheit und wie wird das Firmenimage wahrgenommen?

• Nach der Messe: Wie ist die Presseresonanz und wie hoch ist die Klickrate auf der Unternehmenshomepage (sowohl vor als auch nach der Messe)?

Mitarbeiter:

• Wie fiel das Mitarbeiterfeedback aus? Wie verhielt es sich mit der Disziplin der Mitarbeiter und wurden Verhaltensvorgaben von diesen eingehalten? Wie verhielt es sich mit der Motivation und der Servicequalität auf dem Messestand?

Die meisten Geschäfte werden erst nach einer Messe abgeschlossen. Planen Sie daher die Nachbereitung Ihres Messebesuchs fest in Ihre Firmenabläufe mit ein. Denken Sie daran, dass Sie vereinbarte Zeitpunkte einhalten, wie zum Beispiel der Versand von Prospekt- und Informationsmaterial an Interessenten oder eines Messeabschlussberichtes an Pressevertreter. Verschicken Sie doch zusätzlich zu den angeforderten Materialen ein paar Giveaways wie einen Werbekalender oder Aufkleber. Damit bleiben Sie garantiert positiv im Gedächtnis Ihrer Kunden zurück.

Fazit

Messen bieten Ihnen und Ihrem Unternehmen ein enormes geschäftliches Potenzial. Um dieses Potenzial umfassend nutzen zu können, ist jeder Schritt für einen Messeauftritt wichtig: Von der Auswahl der richtigen Messe und des richtigen Kundenkreises, über die Planung und Durchführung, bis hin zur Nachbereitung des Messebesuchs. Wir von Displaystars haben Ihnen daher diesen 4-Teile-Leitfaden zusammengestellt. Mit diesen haben Sie übersichtlich und kurz die wichtigsten Fakten und Informationen, die Sie benötigen, um auf Messen Ihr Unternehmen erfolgreich durch einen Messestand vertreten zu können.